Je suis curieuse, j’aime me remuer les neurones et trouver des solutions sur-mesure… Mais pas question de succomber au syndrome de l’objet brillant ! J’ai pas le temps.
Du coup, si toi aussi tu as besoin de concret, d’efficace, d’actionnable, je t’ai préparé une petite liste de mes 6 outils de productivité indispensables en 2024.
C’est parti !
1. Un outil de prise de rendez-vous : Cal.com
Il se passe quoi quand tu multiplies des contraintes de freelance/famille avec celles de tes client(e)s ?
15 messages/mails pour accorder nos dispo et trouver un créneau… de 15 minutes.
Toi je ne sais pas mais ce sont des minutes que je préfères consacrer à autre chose.
Comme beaucoup, j’ai essayé Calendly, regardé du coté de Tidycal et sa licence à vie… Et choisi Cal.com
Il a les même fonctionnalités de base que ses concurrents, et encore bien plus.
Le tout dans sa version gratuite.
Depuis 2022, j’utilise plusieurs de ses fonctions au quotidien, couplé à Google ou Notion Calendar. Notamment pour :
- bloquer des créneaux pour du deep work
- gérer différents types de rendez-vous (prospects, clients, urgences, formation et coaching WordPress)
- afficher mes disponibilités aux personnes qui souhaitent un rdv pour parler de leur projet de site (sans avoir à partager mon agenda)
- ne jamais avoir de conflit entre mes agendas pro et perso
- limiter le nombre de rendez-vous par jour et/ou semaine en fonction de chaque type de rendez-vous
- ne plus avoir à gérer manuellement les messages de confirmation et de rappel
- d’adapter mes horaires en 2 clics si besoin (vacances scolaires, impondérables) tout en ayant un outil toujours à jour avec la synchro Google Calendar
Et j’en oublie !
2. Un outil d'automatisation : MAKE.com
Le petit nouveau de 2024.
Parce que j’aime les automatisations et qu’elles me font gagner du temps en connectant des systèmes qui ne le sont pas nativement.
Il ne m’aura fallu que quelques heures pour créer ma première automatisation avec Make, expérimenter et surtout, voir le potentiel de cet outil “no code”.
Le plus difficile, réussir à canaliser mes 10 000 idées !
Coté prise en main, n’ayant pas envie de perdre trop de temps, j’ai fait appel à Améline – Make it Easy . En plus de sa chaine Youtube, elle propose des templates et formations sur Notion et Make.
Quelques exemples d’automatisations mises en place ces dernières semaines ?
- Je pose une facture dans mon Google Drive ?
Une ligne est créée dans ma bdd de suivi comptable. - Je valide un devis dans ma bdd prospect ?
Le “client” et le “projet” sont créés dans les bdd correspondantes. - Un client envoie un mail prédéfini ?
Un article est posté sur son blog WordPress. - Un autre veux alimenter son CRM ?
Son outil de prise de rendez-vous est désormais connecté à ses listes de mailing…
Et ce n’est qu’un début !
3. Un outil de design : Figma
Figma est un outil de design collaboratif, mais c’est surtout celui qui me fait abandonner Canva.
Rien que ça.
J’ai plus besoin de précision, de cohérence et d’efficacité que d’avoir 10 millions de gifs et templates
Transférer TOUS mes documents de travail m’a demandé un peu de temp mais sa prise en main est assez simple et, après 18 mois d’utilisation, j’y gère 90% de mes visuels :
- Maquettes de site pour mes client(e)s
- Publications Instagram
- Visuels pour mon site
- Moodboards
- Travail vectoriel…
- Et tous les documents liés à mes projets clients : cahiers de charges, guide, livrables…
Là encore, c’est tout un écosystème qui se développe autour de maquettes, design systems et de plugins en tout genre.
4. Un outil de gestion de mots de passe : Dashlane
Tu savais qu’il faut :
- moins d’une seconde pour hacker un mot de passe de 8 minuscules
- 14 heures si tu passes de 8 à 12 caractères
- 226 ans si tu combines majuscules, minuscules, chiffres et caractères spéciaux.
Mais surtout :
- 12mn pour que j’invente un mot de passe “fort”
- 4 secondes pour que je l’oublie (donc je l’écris)
- 3 jours avant que je n’arrive plus à me relire
- et +700 mots de passe a conserver en ce moment (les miens, ceux de mes clients)
Coté charge mentale, j’ai déjà ma dose.
Alors plutôt que de passer ma vie à cliquer sur “j’ai oublié mon mot de passe”, j’ai choisi de déléguer cette partie de mon cerveau à Dashlane (et il se débrouille mieux que moi !).
En bonus :
- Surveillance des fuites de données sur le Dark web
- Envoi de notes sécurisées à mes clients
- Générateur de mot de passe
- VPN
- Authentification biométrique…
5. Coolors
Ce n’est pas un outil de productivité à proprement parler mais si tu travailles dans un domaine créatif, il peut tout de même t’intéresser. Et vu son prix minuscule (3€/mois), il serait dommage de se passer des toutes ses fonctionnalités :
- Créer une palette à partir d’une image ou d’une capture d’écran
- Parcourir des galeries par couleur (nom ou hexa)
- Ajuster les teintes en 2 clics
- Vérifier les contrastes
- Visualiser les combinaisons
- Sauvegarder des palettes
- Extraire des documents complets au format pdf, png, css…
6. Notion.so et Notion Calendar
Rien de très original mais un combo terriblement efficace. Parce que j’y gère tout mon business :
- Projets clients
- CRM
- Compta
- Publications Insta
Et un peu (beaucoup) de perso aussi.
Oui, j’ai des bases de données pour mes recettes de pâtisserie et mes patrons de tricot. 😂
Certains détestent Notion (partir d’une page blanche, c’est dur), beaucoup l’utilisent, mais peu exploitent vraiment toutes ses possibilités (j’en fais partie).
Plutôt simple à utiliser, tu trouveras facilement des templates pour tout et n’importe quoi, idéal pour se faire la main !
Mais je crois que le seul moyen d’avoir un outil qui corresponde à tes besoins, c’est de comprendre son fonctionnement et de le construire par toi-même. Cela te demandera du temps et beaucoup de réflexion, mais c’est un investissement que je ne regrette pas !
La petite nouveauté Notion de ce début d’année : le calendrier. Ce qui fait la différence avec Google Cal ? L’intégration de bases de données qui me permet de suivre mes projets clients au même endroit que mes plannings pro et perso.
Charge mentale : 0 / Paulette : +100 🙌🏻
Conclusion
Il existe des centaines d’outils de productivité, certains sont très populaires mais ce n’est pas ce qui en fera un bon outil. Tout dépend de tes besoins, du temps que tu souhaites y consacrer et de tes affinités.
Explore mais envisage toujours leur utilisation sur le long terme.
